Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:

anetos GmbH

Rosenburger Weg 30, 25821 Bredstedt, Deutschland

E-Mail: kontakt@werkboard.de · Telefon: 04671 / 920 999 9

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von Werkboard verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Account-Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Firmenzugehörigkeit

• Firmenstammdaten: Firmenname, Anschrift, USt-ID, Telefonnummer, Logo, CI-Farben

• Inhaltsdaten: Fotos von Baustellen, Sprachaufnahmen, eingegebene Texte und daraus erzeugte Dokumente (PDFs)

• Zahlungsdaten: Abrechnungs-Status, Plan, Stripe-Kunden-ID (Kreditkarten- und Bankdaten verarbeitet ausschließlich Stripe; wir speichern sie nicht)

• Beweissicherung AVV: Bei Akzeptanz der Auftragsverarbeitungsvereinbarung speichern wir Name, IP-Adresse und Zeitpunkt der Zustimmung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 28 DSGVO).

• Technische Logs: Server-Logs (ohne sensible Personen- oder Inhaltsdaten), max. 90 Tage gespeichert

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der SaaS-Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung)

• Abwicklung der Subscription-Zahlungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Beweissicherung der AVV-Zustimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse)

• IT-Sicherheit und Missbrauchserkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

4. Empfänger der Daten (Drittanbieter)

Für den Betrieb von Werkboard setzen wir folgende Auftragsverarbeiter und Drittanbieter ein. Eine ausführliche Beschreibung samt Zweck und Rechtsgrundlage findest du im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

• OpenAI, L.L.C. (USA) – KI-gestützte Analyse von Fotos und Texten sowie Sprach-zu-Text-Transkription via OpenAI API (u. a. GPT-4o & Whisper). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + DPA + EU-Standardvertragsklauseln.

• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland/USA) – Abwicklung der Subscription-Zahlungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + DPA + Standardvertragsklauseln.

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Hosting, Datenbank und Object Storage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + AVV nach Art. 28 DSGVO.

• Postmark / ActiveCampaign, LLC (EU-Region) – Versand transaktionaler E-Mails. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + DPA.

5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (EU AI Act, Art. 50)

Werkboard nutzt zur Generierung der Dokumente die Sprachmodelle des Anbieters OpenAI (GPT-4o und Whisper). Die hochgeladenen Fotos, Sprachaufnahmen und Texte werden zu diesem Zweck an die OpenAI-API übertragen.

Die generierten Inhalte sind KI-Vorschläge; die inhaltliche Verantwortung verbleibt beim Nutzer. Eine Nutzung der Daten zum Modell-Training ist vertraglich ausgeschlossen.

6. Speicherdauer und Löschung

Account- und Firmendaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Kündigung erfolgt eine Soft-Deletion mit anschließender Hard-Deletion nach 90 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Handels-/Steuerrecht) entgegenstehen.

Dokumente und Foto-/Audio-Uploads können vom Nutzer jederzeit gelöscht werden. Inaktive Daten werden 90 Tage nach Vertragsende unwiderruflich gelöscht.

Server-Logs werden nach 90 Tagen rotiert.

7. Deine Rechte

Du hast jederzeit die folgenden Rechte:

• Auskunft über deine verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO) – ein Selbst-Bedienungs-Export ist in den Einstellungen verfügbar

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – zuständig ist die Landesdatenschutzbehörde deines Bundeslandes

8. EXIF-Daten und Foto-Uploads

Beim Upload von Baustellen-Fotos werden serverseitig sämtliche EXIF-Metadaten – insbesondere GPS-Koordinaten, Aufnahmedatum und Geräteinformationen – entfernt, bevor die Datei gespeichert wird. Dadurch verlassen sensible Standortdaten dein Endgerät nicht.

9. Datensicherheit

Die Übertragung deiner Daten erfolgt verschlüsselt via TLS 1.3. Inhalte im Ruhezustand werden im Object-Storage AES-256-verschlüsselt abgelegt. Es gilt strikte Mandantentrennung auf Datenbank- und Storage-Ebene.

10. Kontakt zum Datenschutz

Anfragen zum Datenschutz richtest du bitte an: kontakt@werkboard.de